Seberapa penting teman-teman memberikan keamanan pada sebuah dokumen atau PDF di organisasi teman-teman? Ada beberapa referensi lintas industri yang menunjukkan bagaimana dokumen yang penting harus dilindungi.

Dan meskipun penting, untuk dapat melestarikan dokumen-dokumen ini, harus mudah untuk dibagikannya kepada orang-orang yang perlu untuk melihat dan membacanya.

Pelanggaran terhadap keamanan data memiliki konsekuensi bencana bagi sebuah organisasi. Data rahasia, jika bocor ke luar perusahaan, dapat menumpahkan rahasia kepada para pesaing dan menyebabkan kerusakan pada reputasi organisasi tersebut.

Selain itu, ada konsekuensi hukum yang lebih besar dari pelanggaran data yang harus diingat organisasi ketika melindungi kekayaan intelektual.

Keamanan File PDF dan Dokumen

Pada artikel ini saya akan memberikan solusi untuk keamanan yang membahas file PDF dan dokumen yang dirancang untuk melindungi akses ke datanya. Juga, solusi ini mencegah penyalahgunaan penggunaan PDF dan dokumen lainnya yang tidak tepat.

Beberapa tindakan keamanan yang dilakukan untuk melindungi PDF dan dokumen teman-teman termasuk:

  1. Melindungi dokumen melalui kata sandi.
  2. Membatasi penyalinan, pencetakan, dan share PDF dan dokumen melalui manajemen hak digital (DRM).
  3. Dokumen kedaluwarsa, dengan penghancuran diri dan membatasi akses.
  4. Watermarking file PDF dan file dokumen.
  5. Melacak pengguna yang telah melihat dokumen yang dilindungi.

Proteksi dengan Kata Sandi

Salah satu langkah paling mudah untuk melindungi PDF atau dokumen adalah dengan memberikan kata sandi.

Meskipun kata sandi bukan metode keamanan yang bodoh, dengan adanya kata sandi ini menambahkan langkah tambahan apa pun yang dilakukan pengganggu saat ingin mengakses dokumen.

Terkadang, orang mungkin secara tidak sengaja menemukan dokumen rahasia, atau di waktu lain mungkin dengan sengaja mencoba memperoleh informasi yang tidak diizinkan untuk penggunaannya.

Dalam situasi di mana folder bersama atau komputer bersama di lingkungan kantor adalah umum, dimana file mungkin berada di mana pengguna yang tidak sah dapat memperoleh akses ke sana.

Dalam kasus seperti itu, sangat penting untuk melindungi PDF atau dokumen yang diajukan dengan kata sandi untuk mencegah akses yang tidak tepat ke file dokumen tersebut.

Manajemen Hak Digital (Digital Rights Management (DRM))

Di DRM, pemilik dokumen PDF dapat mengontrol apa yang dapat dilakukan pembaca dengan file tersebut.

Solusi keamanan data ini biasanya digunakan untuk file PDF yang berisi data rahasia atau kekayaan intelektual yang ingin disimpan oleh pemilik dokumen.

Misalnya, jika teman-teman telah membuat modul pendidikan atau menulis e-book, teman-teman mungkin ingin melindungi kekayaan intelektual teman-teman untuk memastikan bahwa itu tidak disalin dan digunakan oleh orang lain.

Demikian pula, jika teman-teman memiliki informasi sensitif dalam dokumen PDF yang perlu dibagikan untuk uji tuntas, teman-teman harus memastikan bahwa konten tidak menjangkau pengguna yang tidak diinginkan.

DRM adalah penghalang yang sangat efektif yang dapat mencegah penyebaran dokumen dengan mudah. Selain itu, DRM juga dapat mencegah materi dicetak sehingga hardcopy tidak dapat didistribusikan tanpa izin pemilik.

Solusinya juga dapat mencegah pengguna menyalin dan menempelkan konten dalam file PDF atau dokumen ke dokumen baru atau email.

Penghancuran Diri dan Dokumen Kadaluwarsa

Ada banyak alasan mengapa pemilik file dokumen PDF ingin membatalkan akses ke dokumen atau menahan akses ke konten sehingga tidak tersedia secara permanen.

Melalui fitur dokumen kedaluwarsa, dokumen dapat dicabut dan dihancurkan sendiri. Sejumlah organisasi memilih pembatasan akses ini sebagai bagian dari sistem manajemen dokumen mereka.

Ini karena begitu sebuah dokumen dengan data rahasia dikirim, kontrol bagaimana itu bisa disalahgunakan kadang-kadang bisa hilang. Fitur ini secara signifikan meningkatkan keamanan PDF dan dokumen ketika digunakan bersama dengan fitur keamanan tambahan.

Watermarking File PDF dan File Dokumen

Dokumen watermarking adalah salah satu langkah pengamanan dokumen paling awal, terlihat sejak abad ke-13.

Ini mengukur keamanan data secara konvensional digunakan untuk mengklaim kepemilikan atau bertindak sebagai fitur trademarking untuk sebuah dokumen.

Namun, di dunia digital, watermarking memiliki aplikasi tambahan.

Misalnya, pencipta dokumen mungkin ingin mencegah isi dokumen agar tidak bocor dan akan mencakup beberapa cara penertelusuran jika dokumen-dokumen tersebut disebarkan lebih jauh dari yang dimaksudkan.

Watermarking tidak hanya membantu untuk mencegah distribusi konten yang tidak sah, tetapi juga dapat membangun kepemilikan data.

Pelacakan dokumen

Sering terlihat bahwa ketika sebuah dokumen dibagikan secara online, kendali atas penyebarannya dan penggunaannya secara umum hilang. Ini berarti setiap individu dapat melihat konten dalam dokumen atau file PDF dan pemilik tidak akan dapat mengetahui kapan dan di mana ini terjadi.

Dengan bantuan pelacakan dokumen, teman-teman akan tahu secara real time siapa yang melihat data, untuk berapa lama, berapa kali dan kapan itu dilihat dan dicetak.

Fitur keamanan ini memastikan kontrol penuh atas dokumen dan file PDF.